Una conferenza, un evento sportivo o un festival di musica sono eventi che hanno impatti ambientali e possono generare benefici economici e sociali laddove hanno luogo. La Norma ISO 20121 stabilisce i requisiti di un sistema di gestione per la sostenibilità di tali eventi.

 

Gli eventi, per le loro caratteristiche intrinseche, producono impatti sull’ambiente e sullo sviluppo economico e sociale della zona geografica in cui si svolgono. Pertanto, l’introduzione di criteri di sostenibilità per tutto il ciclo di vita di un evento, dalla fase di organizzazione al post-evento, è di enorme importanza.
Secondo il Programma per l’Ambiente delle Nazioni Unite (UNEP), un evento sostenibile è “un evento che è stato progettato, organizzato e realizzato in modo da minimizzare gli impatti ambientali negativi e lasciare un segno positivo per la comunità che lo ospita”. Così, eventi sostenibili cercano di ridurre il loro impatto ambientale e allo stesso tempo di generare opportunità e benefici economici e sociali per la comunità locale in cui si svolgono.
La sostenibilità di un evento può essere ottenuta attraverso l’individuazione, la valutazione e la gestione degli effetti delle attività attraverso le diverse fasi del ciclo di vita dell’evento. A tal fine, si devono tenere in considerazione elementi come l’uso razionale delle risorse, il rispetto dei diritti umani e l’istituzione di codici di condotta tra tutte le parti coinvolte, senza tralasciare la trasparenza economica.

In questo scenario, è nata la necessità di sviluppare uno standard internazionale per aiutare le organizzazioni, gli individui e tutte le parti interessate a migliorare la sostenibilità delle loro attività legate agli eventi. La Norma ISO 20121, approvata nel luglio 2012, è stata sviluppata dal gruppo di lavoro ISO/PC 250 Sostenibilità nella gestione eventi e si basa sulla Norma Britannica BS 8901, creato nel 2007. Tuttavia, ci sono importanti differenze tra i due riferimenti normativi, poiché, mentre la norma originale inglese si è concentrata solo sugli aspetti ambientali, la Norma ISO 20121 considera anche  l’impatto sociale ed economico.

Ambito di applicazione della norma ISO 2012

La norma ISO 20121 specifica i requisiti per un sistema di gestione per la sostenibilità per ogni tipo di evento, offrendo allo stesso tempo una guida su come ottenere la conformità a tali requisiti. Questa norma è applicabile a qualsiasi organizzazione che intenda stabilire, attuare, mantenere e migliorare un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi. Può anche essere usato per dimostrare la conformità alla presente norma internazionale di carattere volontario verso terzi.
Inoltre, la norma ISO 20121 è stata pensata per affrontare i miglioramenti nella gestione della sostenibilità in tutto il ciclo di gestione evento, quindi é applicabile alle varie fasi e attività di un evento: progettazione, pianificazione e attuazione, sino alle attività di revisione e post evento.
Si tenga presente che questa norma non è destinata alla certificazione dell’evento, bensì del sistema di gestione delle organizzazioni che gestiscono eventi, in modo da garantire che quelli inclusi nel campo di applicazione siano gestiti secondo i criteri sostenibilità. ISO 20121 segue la classica struttura di un sistema di gestione, basandosi sul ciclo di Deming in quattro fasi: Plan, Do, Check e Act, in cerca di miglioramento continuo: sviluppando i principali requisiti ISO 20121 per ciascuna delle quattro fasi.

Plan

• Analisi e comprensione delle parti interessate.
  In questa sezione, l’organizzazione deve identificare gli stakeholder rilevanti per il sistema di gestione di eventi sostenibili e le loro esigenze. In questa fase posso considerarsi quali parti interessate, tra gli altri, l’organizzatore, i lavoratori (dipendenti, sindacati, personale, volontari, ecc.), la supply chain (Fornitori, fuoco, ambulanza, ecc), i partecipanti (relatori, artisti, atleti, i concorrenti, ecc.), chi assisterà all’evento (clienti, il pubblico, appassionati, spettatori, visitatori, delegati, ecc), le agenzie di regolamentazione (autorità locali, polizia, governo centrale, ecc) e la comunità (comunità locale e di quartiere, tra cui la società civile, le popolazioni indigene e minoranze, ONG, media, ecc).
• Definizione dell’ambito di applicazione del sistema di gestione per la sostenibilità degli eventi.
  L’organizzazione deve determinare i limiti e l’applicabilità del sistema di gestione per la sostenibilità degli eventi per stabilirne il campo di applicazione, tenendo conto dei problemi interni ed esterni.
• Principi dello sviluppo sostenibile, dichiarazione d’intenti e di valori.
  L’organizzazione deve determinare i principi per lo sviluppo sostenibile attraverso una dichiarazione di scopi e valori. Devono essere documentati il suo scopo principale e i valori riguardanti le attività, prodotti e servizi. Inoltre, principi, obiettivi e valori dell’organizzazione devono fornire un quadro di riferimento per stabilire le politiche, gli obiettivi e finalità.
• Politica.
  L’alta direzione deve definire una politica per lo sviluppo sostenibile che sia appropriata agli scopi dell’organizzazione e fornisca un quadro per la definizione gli obiettivi di sviluppo sostenibile. Esso dovrà includere anche l’impegno a soddisfare i requisiti applicabili e di miglioramento continuo del sistema di gestione. La politica dovrà prendere in considerazione gli obblighi relativi alla fornitura delle organizzazioni della catena (prodotti, servizi e fornitori di servizi), la gestione del ciclo eventi, impegni con le parti interessate, necessità dell’utente finale e questioni precedenti.
• Responsabilità organizzative, funzioni e autorità.
  L’alta direzione deve assicurare che le responsabilità per le attività pertinenti siano state assegnate e comunicate all’interno dell’organizzazione, e che altresì siano state determinate le responsabilità e le autorità per garantire che il sistema di gestione risponda ai requisiti della norma ISO 20121.
• Identificazione e valutazione degli Obiettivi e finalità parametri.
  Gli aspetti da considerare possono essere classificati come ambientali, sociali ed economici: i tre pilastri fondamentali della sostenibilità. Tra quelli ambientali possono includersi l’uso delle risorse, la scelta dei materiali, la riduzione delle emissioni, la conservazione della biodiversità o il consumo di acqua. La normativa su lavoro, salute e sicurezza, giustizia sociale, diritti degli indigeni e sensibilità religiosa sono alcuni degli aspetti sociali. E tra quelli economici l’economia locale, l’innovazione e il commercio equo. Altri requisiti inclusi nella norma sono la definizione degli obiettivi e la pianificazione per raggiungerli.

Do

• Fornire risorse e garantire capacità e consapevolezza.
  L’organizzazione deve individuare e fornire le risorse per l’istituzione, attuazione, manutenzione e il miglioramento continuo del sistema di gestione. Personale, competenze, formazione, infrastrutture, tecnologie e forme di finanziamento sono alcuni degli elementi da tenere in considerazione. L’organizzazione dovrà definire le competenze necessarie del personale la cui attività incide sulla sostenibilità dell’evento, determinare la azioni che garantiscono le competenze menzionate, valutarle e misurare l’efficacia delle azioni intraprese, ridefinire e aggiornare i programmi di formazione. Per quanto riguarda la consapevolezza: il personale che esegue il lavoro deve essere a conoscenza della politica adottata, il suo contributo all’efficacia del sistema di gestione e le implicazioni del mancato rispetto dei requisiti.
• Comunicazione.
  Le comunicazioni, quando opportuno, riguarderanno anche i principi che si riferiscono all’organizzazione dello sviluppo sostenibile, lo scopo dell’evento, il sistema per una migliore gestione della sostenibilità e la pertinenza e feedback con le parti interessate.
• Documentazione.
  Come per qualsiasi sistema di gestione, è essenziale creare e mantenere i documenti e le procedure in forma controllata per garantire la loro efficacia.
• Operazione.
  L’organizzazione deve stabilire e implementare processi di controllo operativo e la gestione della rete di fornitura (supply chain). Pianificare, eseguire e controllare i processi necessari per soddisfare i requisiti stabilendo i criteri per i processi, l’implementazione del controllo dei processi secondo i criteri e la conservazione delle informazioni documentate nella misura necessaria per essere sicuri che i processi siano stati attuati come previsto. Per quanto riguarda la gestione della catena di fornitura, l’organizzazione deve definire la rilevanza di ciascuno degli obiettivi, delle finalità e dei fornitori individuali. E includerà informazioni pertinenti e sufficienti per le gare di appalto o altri documenti che consentano ai fornitori di dimostrare la sua capacità di raggiungere gli obiettivi.

Check

In questa fase, l’organizzazione determinerà gli aspetti che dovranno essere monitorati e misurati, i metodi di monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione per garantire la validità dei risultati.  Inoltre, dovrà stabilire quando eseguire il monitoraggio, la misurazione e valutazione delle prestazioni di sostenibilità e l’efficacia del sistema di gestione degli eventi. Saranno inclusi anche gli aspetti caratteristici di qualsiasi sistema di gestione, ad esempio gli audit interni e il riesame della direzione.

Act

L’organizzazione deve stabilire, mantenere e attuare procedure che definiscano la responsabilità e l’autorità per controllare e analizzare le non conformità, così come l’adozione di misure per mitigare l’impatto causato e per avviare e completare azioni correttive e preventive. L’organizzazione deve altresì migliorare costantemente l’idoneità, l’adeguatezza o l’efficienza del sistema di gestione per la sostenibilità degli eventi.

 

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Fonte: Rivista Aenor n° 2 – Dicembre 2012